基本建设档案管理办法

为了加强基建档案的管理、充分发挥它在工程建设、使用管理、维护、改造中的作用，根据国家基本建设项目档案管理暂行规定，结合本院具体情况，制订本办法。
总 则
（一）、基本建设档案是基本建设项目从立项到竣工交付使用，全过程中形成的应当归档保存的文字材料、图纸、图表、计算材料、预决算材料、声像等全部文件材料。为了确保这些文件材料的完整、准确、安全和利用，国资基建部门负责按照归档范围，收集、整理有关文件材料。
（二）、凡借阅、领取基本建设工程的材料及图纸，基建档案员必须予以登记，借阅、领取人必须签字，办理借阅移交手续。在资料及图纸归还时，基建档案员应进行核对，确认完整后才可予以核销；若不完整，则不予接受。
（三）、基本建设工程前期资料，有关人员在办完相关手续后，必须及时将文件、资料原件交给基建档案员，不得拖延或不移交，移交时需移交2份（如只1份原件，同审批部门协商在复印件上加盖印章）。原则上文件、资料原件不再借出，只提供复印件。
（四）、 在签订“施工合同”和“监理合同”时，应有工程资料的整理、归档条款，明确报送套数及时间，待施工单位、监理单位所交资料达到档案移送标准时，由基建档案员签字，财务处予以结账。
（五）、在工程竣工验收前应做好基建档案材料的验收准备工作，由国资基建处通知榆中县城建档案馆和学院档案馆人员对该工程竣工档案资料进行专项验收，合格后方可组织工程竣工验收。竣工验收必须通知自己建档案员参加。验收通过后，统一由国资基建主管部门按（科学技术档案案卷构成的一般要求）整理、组卷，移交档案室编目、装订归档，国资基建管理人员变动时，必须事先办理基建档案文件材料的移交手续。
（六）、由基建项目负责人催促施工单位在工程竣工在单位验收合格后，在规定时间内报送规定数量的完整竣工资料。如遇到特殊情况，应向建设单位说明情况，经同意后可延长的期限内报送。
（七）、国资基建处项目负责人施工期材料及竣工图的验收审查工作，对不符合要求的应予以退回整改，直到符合要求。国资基建处在移交材料前，需将所有材料和图纸认真核对，在资料移交表（清单）上签名，并及时把工程资料移交给国资基建档案员。
二、归档范围
（一）国资基建项目的申请与批复、计划任务书、可行性研究报告等立项依据文件；
（二）、选址、征地申请，征地报告、协议书及批复文件，拆迁方案、许可证及地界划分、土地借用，互换割让等文件材料;
(三)、勘探、测试中形成的文件材料；
（四）、设计委托书及设计要求；
（五）、初步设计、施工图、设计计划及审批文件；
（六）、开工报告及审批表、建筑许可证，招标、投标文件，工程施工合同或承包合同及工程概算；
（七）、施工技术交底文件及施工日志；
（八）、图纸会审记录及设计更改，工程洽商记录；
（九）、设备购置计划及购置合同；
（十）、各种材料的出厂合格证及试验、化验报告；
（十一）、隐蔽工程和防水工程的检查、验收记录；
（十二）、分步、分项验收工程质量的各种记录、评定表和证书，以及由于某种原因造成工程质量事故的处理记录及结果。
（十三）、工程的全部竣工图、工程决算及验收交接手续。其中竣工图应包括工程建设的总平面布置图和立向布置图；室外给水、排水、热力、燃气等管网综合图（包括纵、横剖面图）架空线路，电缆线路综合图和设计总说明书，以及各个种类和分部位的竣工图。
（十四）、设备、电、气、管道等测试、试验、运作情况记录及竣工验收会议上的决议文件。
（十五）、本单位总体规划图，现状总平面图、供排水线路图、电缆布置图（含地下电缆图）、燃气管线图、供暖管道图及其他隐蔽工程分布图等；
（十六）、房屋加固、改造、扩建、维修的更改图和有关的文件材料。水、电、下水系统有更改的图和竣工图等；
（十七）、带工艺设备的基建项目如人工气候室等的档案材料归档，按国家有关规定执行。
文件形式
（一）国资基建档案文件材料的形成 、管理工作要与工程建设的进程同步进行。从工程申请立项，即应开始该项目文件材料的形成积累、整理和审查工作；工程竣工验收，亦应完成对文件材料的检查验收。资料必须真实、完整、准确、清洁、整齐。纸张大小不一的，需进行粘贴等处理使之一致。若是复印件需加盖单位公章。
（二）竣工图是对工程进行检查、维护、管理、使用，改建扩建的依据和凭证，必须采用不退色的绘图墨水绘制。要标明编制单位名称、制图人、审核人、编制日期。施工中，若施工图变动不大，也可代管做竣工图，但必须加盖竣工图章。
四、组卷方法
（一）同一个工程的文件应放在一起，不得拆开。一般要将文件材料及图纸分别组卷，若文件材料和图纸不多时，也可合并组卷。卷内文件材料按问题，参照形成时间及重要程度排列，图纸按反映的专业内容顺序排列。合并卷的排列顺序是：先文件，再记录，最后图纸。
（二）报送资料按专业分：A、土建 B、给排水 C、电气D、暖通E、装饰等。图纸的折叠与装订：按297×210mm尺寸规格，先沿标题栏的短边方向后沿长边方向折叠，成手风琴式，把图标露出，在右下角，编写页号，遇到双面书写的文字材料，背面号编在左下角。若采用装订式时，装订前要检查剔除金属物，并在兰图的左上角拆出三角形藏边。当图纸案卷左右厚度不平衡时，应在装订线一侧垫硬板纸。采用不装订形式时，要在每份文件的右上角加盖档号章，填上档号与件号。图面须整洁、无破损，字迹工整。变更内容要盖变更图章。如有破损，要裱糊整齐，避免随意切破图纸，要保证竣工图的完整。
（三）、每个保管单位（卷册、金等）均要填有卷内目录和国资基建档案案卷审核备考表。逐项填写案卷封面内容，案卷的标题应由项目名称、项目专业名称和文件材料名称组成。
5、 移交归档
（一）对于移交的工程资料，凡不符合档案资料归档内容和要求的，国资基建档案员有权拒收，并要求限期整改。审核人员在交还国资基建资料时，应使资料及图纸完整，如不完整，应补齐后再返还。国资基建档案员要查看图纸是否被撕破，如被撕破，要重新裱糊整齐。国资基建档案员需提醒审核人员核算时，不要把图纸撕破或自行拆除装订线，使图纸遗失，要注意保护图纸的安全性，完整性。
（二）、学院档案部门原则上要在工程竣工交付使用两个月内，把按规定应当归档的国资基建案卷接受完毕。
（三）、属于应交县城建档案馆的重点工程档案，有关人员在参加竣工验收合格局，按县城建档案馆的要求整理出正、副两套案卷，正卷即原件交本单位档案馆两份，本单位档案室一份，国资基建部门自己留一份。
（四）、在向档案室归档时，移交人和接交人要对文件、图纸认证核对，作到准确无误，齐全完整。有破损，装订不牢固等问题时，由移交单位重新整理，直到合乎标准。填写（基建竣工档案移交目录）一式两份，基建部门和档案部门各留一份。
六、保留期限
国资基建档案的实际保管期限不能短于建筑物的存在期限。国资基建档案的销毁按学院档案管理工作的规定办理。

兰州资源环境职业技术学院
国资基建处
2008年1月16日