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兰州资源环境职业技术学院档案管理岗位职责 第一节 分管档案工作院领导职责 1、组织全校性的宣传，贯彻执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。 2、加强对学院档案工作的领导，把档案工作纳入学校的整体发展规划，并列入议事日程，督促使分管部门按上级和学院要求做好应做的工作。 3、关心档案工作及档案的建设与发展，从人力、物力、财力上给于支持，及时解决工作中的重大问题和困难，逐步改善工作条件，使档案工作与学院的各项工作协调发展。 第二节
分管档案处室领导岗位责任制 1、组织本处室人员执行学院档案工作规章制度，把档案工作纳入本处室的议事日程。 2、加强与学院档案部门的联系，共同做好业务档案的监督、指导、检查工作，保证归档案卷的质量。 3、做好专（兼）职档案管理人员的工作，加强平时档案知识的学习和管理水平的提高，提出具体要求并帮助他们解决实际工作中的困难和问题。 第三节
院综合档案室工作职责 1、负责全校各类档案的收集、分类、立卷、归档、查阅、鉴定和销毁等档案管理工作。 2、指导、监督、检查全院各处室做好处室档案立卷归档工作， 3、制定学院档案管理的各项规章制度。 4、收集及发布有关档案方面的信息。 5、统一管理学院文书、基建、教学、财会、声像档案并积极提供利用。 6、完成学院交给的其他任务。 第四节
各处室档案管理工作的职责 1、
学院各处室按业务分工负责和承担本处室年内档案工作，要有专人负责档案工作。 2、各处室对每年形成的档案材料，应由处长负责督促主办人员，档案管理人员按要求进行全面系统地收集、整理、立卷、归档。保证案卷数量完整，质量完好。 3、各处室对形成的年内各种档案资料要妥善保管，并按照规定期限向学院档案室移交，不得自行分存保管，若需要经常使用，可复制复印件，原件归档。 4、积极配合学院综合档案完成其它工作。 第五节
各处室专（兼）职档案员职责 1、不断加强业务学习，掌握档案管理规范，熟悉实际操作技术。 2、负责本处室文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作，保证文件完整、准确、系统。 3、严格执行档案的整理规范，归档案卷做到组卷合理，编写页号准确，案卷目录填写清楚，案卷标题简明扼要。 4、坚持平时立卷，根据本处室不同种类文件形成的特征，制定其案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档。 5、主动接受综合档案室的业务指导和督促检查，按规定的时间向综合档案室移交归档。 6、做好文件材料的安全保密工作。 第六节
院综合档案室档案管理人员岗位责任制 1、坚持四项基本原则，热爱档案事业，忠于职守，遵守纪律，不断学习新知识、新技术，提高管理水平。 2、认真学习、宣传、执行党和国家有关档案工作的方针、政策和法律法规。制定本单位规章制度和实施细则。 3、督促、检查、指导各处室做好文书、教学、基建、会计、声像档案的形成、积累、立卷、归档工作。检查、验收、归档材料是否完善、系统，是否符合质量要求，认真开展部门立卷归档工作。 4、参加基本建设工程竣工验收前归档材料审查、验收，仪器设备开箱验收，随机文件材料的清点、登记、编目工作。 5、做好各类档案的接收、整理、建账、保管、验收等工作。参加档案价值鉴定和销毁工作。 6、做好编制各类档案的检索工具和参考资料工作。积极开展咨询服务和提供利用工作，做好档案的借阅和催还工作。 7、每年将自己管理的档案认真清点、核对一次，以免发生丢失和损坏档案，发现问题及时处理。 8、做好库房的管理和“八防”工作。做好各种设备的维修和使用。 9、严格保密制度，遵守保密纪律，对密级档案内容不泄漏、不失密，确保档案的安全。 第七节
档案的保密制度 1、档案管理人员应严守党和国家的机密，认真执行保密守则，确保档案材料的安全，杜绝失密、泄密现象。 2、非档案工作人员，未经允许不得进入档案库房。 3、档案管理人员，要严格执行有关档案的接收、管理、借阅制度，认真履行登记、签字手续。 4、严格执行借阅制度。本校人员借阅档案，必须经有关负责人批准方可借阅；外单位人员借阅本校档案，必须执有单位介绍信，并经学院主管领导和承办领导批准方可借阅。 5、凡借阅的文件，案卷不得随意扩大阅读范围，不得外传扩散党和国家机密。 6、借阅者必须填写借阅档案报告单。绝密文件、电报、必须在档案室阅办，不得带出或带回家阅读保存。 第八节
档案保管制度 1、档案专用库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防鼠、防虫、防尘等八项设施。 2、案卷柜存放要绘制案卷存放示意图。 3、应建立全宗卷，以积累存储学院案卷的立卷说明，分类方案，鉴定报告，交接凭证，销毁清册，检查记录，全宗介绍等材料。 4、对档案库房的设施和归档情况进行定期或不定期的检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极的有效措施，保证档案的安全。 第九节
档案安全的保管制度 1、非工作人员不得擅自进入库房。 2、严禁在档案库房内吸烟，存放易燃、易爆等物品。 3、人走灯灭，锁好档案柜，关好门窗。 4、下班后桌面上不留档案资料、文件材料。 5、定期检查、清点库房内的不安全因素。 第十节
档案的借阅制度 1、因工作需要借阅时，必须事先有本处室负责人签字，经院党政办公室负责人批准方可借阅；外单位人员查阅，必须持有单位介绍信，并经主管院长批准和办公室主任批准后方可查阅。 2、凡借阅的档案。均应由档案管理人员进入库房查找，借阅人档案办公室阅卷，严禁借阅人直接进入库房查找。 3、凡借阅的档案，一般不允许带出档案室，如有特殊情况需要带出的，必须办理批准手续。 4、带出的卷宗不得擅自复印，抄录，在文件上做标记，拆散抽页，涂改污损等，如工作需要，经批准后方可复印或摘抄。 5、带出的案卷不得任人传阅，擅自扩大阅读范围，应严格保管，防止泄密或丢失。 6、借出的档案，应按期归还，借期一般为五日，如需延期，应办理续接手续。遇节假日，病假或离校等情况应还清所借案卷。 7、档案归还时，工作人员要严格检查，如发现遗失，污损等情况，要及时报告院领导并归究借阅者的责任。 8、会议记录需经主管领导批准后方可查阅，不得带出档案室。 9、认真填写档案借阅手续，借阅后需附一张《档案利用效果登记表》，利用者如实填写。 第十一节
档案的统计制度 档案统计就是用数量的方法揭示档案，档案工作的发展过程和一般规律。它包括登记和统计两部分。院档案室，各处室应切实做好档案的统计工作，对档案的移进、移出以及整理、鉴定、保管、利用等情况，通过薄、册、表等形式进行统计，力求做到及时准确、科学。 第十二节
档案的鉴定和销毁制度 为保证档案的质量，便于保存和更好发挥有利用价值的档案，减少不需要保存的案卷，现根据我院具体情况，特制定本制度。 1、院综合档案室对于保存的档案，要进行鉴定。鉴定档案必须仔细考虑档案的政治、历史、科学、现实意义及价值。 2、对于没有划定保管期限的档案，均应根据省级国家机关关于档案保管期限规定，研究其价值，划定保管期限。 3、对于已经到期或过期的档案，经过鉴定后，应将不需要保管的档案予以剔除，准备销毁。 4、院综合档案室的档案鉴定工作组成鉴定小组。鉴定小组的成员是：分管档案的院领导、办公室主任、综合档案室、各处室专（兼）职档案管理人员。其具体工作由综合档案室负责。 5、需要销毁的档案，必须按类别编制销毁注册清册（附表），需经鉴定小组全面审查。审查时必须逐卷审查，重要和机密案卷必须逐件审查，审查后写销毁报告，报分管档案的院领导审批后方可销毁。 6、对经批准销毁的档案，在原目录上注销并指派专人监销（两人以上），监销人在清册上签名盖章。 7、本院各单位在一年内形成的文书材料，属于下列范围内的不必立卷；不需要向院综合档案室归档经办理有关手续后销毁。 （一）重份文件材料 （1）本院各单位收到同样一个文件材料两份以上，由本单位保存一份（一般）或两份（重要），其余可销毁。 （2）本院各单位的发文存本由若干份时，除定稿外，一般保存一份（一般）或两份（重要），其余可销毁。 （3）本院各单位印发的文件定稿（有负责人签字的）除外，一般保存一份，重要的请示、决定、决议、计划、报告保存两份，其余可销毁。 （二）没有参考价值和事务性的文件材料。 （1）是本院各单位一项工作，但非主要业务职能不立卷归档。不影响工作的文件材料，如参观、清洁、卫生、启用印章、洽谈一般业务便函、介绍信、通知等材料。 （2）只起一般作用，无长期保存价值的文件材料。 （3）收到非政策性供参考的抄件。 （4）越级和不相隶属机关送来的不需处理的抄件。 （5）未成文的废稿。 8、所销毁的档案及文件材料，必须逐件登记，经主管领导批准后方可销毁。 9、严禁将销毁的档案及文件材料向废品收购处出售，经碎纸机处理后销毁。 |
